BIEN INTRODUIRE SES LETTRES ET E-MAILS EN ANGLAIS

BIEN INTRODUIRE SES LETTRES ET E-MAILS EN ANGLAIS


Bien introduire une lettre ou un e-mail s’avère être pour beaucoup un obstacle de taille lors de la rédaction d’un texte. Qui ne s’est pas acharné sur sa première phrase pour finalement laisser tomber et passer au développement ? Afin de t’aider à composer une bonne introduction dans une lettre ou un e-mail en anglais, nous t’avons compilé quelques exemples d’expressions couramment utilisées et indispensables.

LA BONNE INTRODUCTION

En pratique, il y a bien évidemment toutes sortes d’occasions et de situations qui nous poussent à écrire une lettre ou un e-mail. Parce que ton temps est compté et pour garantir une lecture efficace de cet article, nous avons regroupé les phrases d’introduction par type de circonstances.

SI UN CONTACT A DEJA ETE ETABLI

Si tu as déjà connaissance d’un interlocuteur précis, il est bien sûr conseillé de s’adresser personnellement à cette personne. Ainsi facilites-tu, notamment, le classement de votre courrier par les personnes, qui sont, par ailleurs, quotidiennement bombardées de lettres.

« With reference to your email of…» – Probablement l’accroche la plus formelle dans une lettre. Par conséquent, plutôt réservée au format lettre et moins usitée dans les e-mails.

« In reply to your email…“ / „I am writing in response / with regard to…» – Deux autres bonnes accroches pour une lettre à caractère officiel, si vous voulez vous référer à un précédent courrier de votre destinataire.

« Thank you for email concerning…» – Une accroche légèrement moins formelle, qui s’avère néanmoins bien adaptée à la correspondance commerciale.

« Thanks for your mail. » – Une accroche informelle, quand vous avez déjà eu fréquemment contact avec votre destinataire.

« I am following up on… » – Une phrase très courante lorsque vous voulez faire référence à un précédent contact.

« As per our discussion…“ / „In reference to our earlier conversion…» – Une référence plutôt formelle à un précédent entretien.

« As we discussed on…“ / „Regarding our conversation on…» – Une référence semi-formelle à un précédent contact.

« It was a pleasure meeting you at the conference…» – Si vous avez déjà rencontré personnellement votre destinataire, vous pouvez vous également vous y référer.

« Thank you for your order of…“ / „This is to confirm that we have received…» – Une bonne formulation si vous accusez réception d’une commande ou d’une lettre.

« After having received your address / contact details from…, I…» – Si vous voulez expliquer à votre interlocuteur comment vous avez obtenu son contact.

« After having seen your advertisement in…, I would like…» – Si vous voulez vous référer à une publicité de votre destinataire.

INFORMER

L’envoi d’une lettre ou d’un e-mail est le plus souvent motivé par le besoin de communiquer au destinataire une information spécifique. Voici quelques accroches adaptées à cette situation :

« I am writing to inform you / to confirm / to ask for…» – La formule la plus formelle.

« I wanted to update you on…». – Une formule très usitée quand il s’agit d’informer de l’état d’avancement d’un dossier.

« I wanted to let you know…“ / „Just a quick note to tell you that…“ / „ I thought you might be interested to hear about / know that…» – accroches informelles, particulièrement adaptées à une correspondance électronique.

« We are pleased / proud to announce…» – Cette formulation, qui a des airs d’invitation à une cérémonie de mariage et paraît quelque peu ampoulée, est relativement fréquente en anglais et sert à communiquer des informations d’une manière formelle. A noter qu’il ne peut s’agir que d’une information positive.

« We regret to announce…» – La formule à utiliser en cas d’annonce d’informations négatives.

« As you know…» – Une introduction couramment employée quand il est possible de supposer que le destinataire a déjà connaissance d’un ou plusieurs éléments.

REPONDRE A UN ENVOI D’INFORMATIONS

Les formulations suivantes sont particulièrement adaptées si vous avez reçu des informations.

« I am glad to hear that… » – Une formulation très neutre à employer si vous avez reçu des nouvelles positives.

« I am sorry to hear about… » – Une formulation également neutre à employer si vous avez reçu de mauvaises nouvelles.

« This is great news. » – Une expression plus informelle si vous avez reçu de bonnes nouvelles.

REMERCIER

Il est recommandé de choisir, dans la mesure du possible, une accroche positive pour votre lettre ou votre e-mail. Quoi de mieux que de commencer votre lettre avec un petit remerciement !

« Thank you for providing/sending the requested information/documents. » – Une formule sympathique et formelle de remerciement pour l’envoi d’informations.

« Thank you for contacting us.“ / „Thank you for your inquiry.» – Un remerciement bien inspiré si un client vous contacte pour la première fois.

« Thanks for your reply.“ / „Thanks for getting back to me.» – Une formule plutôt informelle pour remercier d’une réponse qui vous a été faite.

« I really appreciated all your help / advice.» – Pour remercier de l’aide ou des conseils qui vous ont été prodigués.

« It was so kind of you to…» – Une formule de remerciement très neutre et utilisable en toute situation

« It was good / nice / great to hear from you again.» – Un remerciement très informel si vous connaissez déjà bien le destinataire.

S’ENQUERIR D’UN ETAT DE SANTE

Une autre variante régulièrement utilisée pour une introduction réussie est de s’enquérir de la santé de votre destinataire.

« I hope, this message finds you well!“ / „I hope you are well!» – Un accroche très utile et fréquemment employée dans une lettre ou un e-mail, en particulier si vous n’avez eu aucun contact avec le destinataire sur une longue période.

« I hope you are enjoying a fine summer / your vacation.» – Si vous savez ce que fait actuellement votre destinatire, vous pouvez naturellement vous y référer.

« How are you?“ / „How’s everything going?» – La demande très informelle pour savoir comment se porte votre destinataire.

DEMANDER

Des lettres et plus encore des e-mails sont souvent écrits pour formuler une demande. Voici les meilleures introductions :

« I am writing to request / to inquire about…» – Un classique du genre, à la tonalité formelle.

« I would appreciate it if you could…“ /„I was wondering if you could…“ / „I would be very grateful if you could…» – d’autres types très formels de demande

« I am interested in finding out more about…“ /„ I would like to know if…» – Des demandes plutôt semi-formelles.

« Could / would you please…» – Un type plus informel de demande.

S’EXCUSER

Même si cela est toujours désagréable, il est approprié, dans certaines circonstances, de s’excuser de quelque chose. Pour s’en acquitter de la manière la plus élégante possible (en termes linguistiques), vous pouvez choisir parmi les phrases suivantes :

« Please accept my apologies for…“ / „I would like to apologize for…“ / „I sincerely apologize for…» – Si les excuses se doivent d’être très formelles.

« I am deeply sorry for…» – l’expression fait très larmoyante en français, mais fait partie du langage courant en anglais.

« I am afraid… » – voilà sans doute l’accroche la plus importante en langue anglaise, vous pouvez la rencontrer autant à l’écrit qu’à l’oral. Elle est idéale pour annoncer en douceur de mauvaises nouvelles ou .atténuer les petites fautes et maladresses commises.

INVITER

Si le but de votre lettre est de lancer une invitation, voici quelques possibilités qui s’offrent à vous :

« We would like to cordially invite you to…“ / „You are cordially invited to attend…“ / „We would be delighted if you joined us…» – Cette formulation très formelle est réservée aux occasions elles-mêmes très formelles.

« We would like to invite you to…“ / „You are invited to attend…» – Probablement l’expression la plus répandue, à la tonalité neutre. Elle est tout-à-fait correcte dans un cadre commercial standard, dans la mesure où il ne s’agit, en général, pas de mariages ni de dîners avec la Reine.

« Would you like to come / go to see…?“ / „Any chance you’d like to…? » – Invitation à caractère informel.

FÉLICITER

Des félicitations constituent toujours une belle occasion pour écrire à quelqu’un. Les expressions suivantes vous aideront à les formuler correctement.

« Congratulations on your…“ / „Congratulations on being…» – Les félicitations classiques, par exemple à l’occasion d’une promotion ..

« I was pleased / happy to hear about…» – la phrase paraît un peu étrange en français, elle est on ne peut plus normale en anglais.

RAPPELER

Si vous avez besoin de rafraîchir la mémoire de quelqu’un, voici quelques propositions d’amorce.

« Have you had a chance to…?» – l’équivalent de « Avez-vous déjà eu l’occasion … », une incitation polie à effectuer une tâche.

« Just a brief / friendly reminder that…“ / „Just a quick note to remind you about…» – Un rappel semi-formel.

« Just checking on the status of … » – également un rappel de tâche à exécuter, mais plutôt sur un mode informel.

ANNONCER DE MAUVAISES NOUVELLES

Parfois, malheureusement, nous devons annoncer de mauvaises nouvelles. Ci-dessous, vous trouverez les phrases les plus adaptées

« We are sorry to inform you…“ / „We regret to inform you…“ / „We regret to announce…» – La formule classique pour communiquer de mauvaises nouvelles.

« Due to (reason) we are unable to…» – Si vous voulez préciser la raison pour laquelle quelque chose a échoué.

« After evaluating / consulting with…» – une expression couramment utilisée pour exprimer que vous avez fait un effort particulier pour évaluer une situation.

« Despite our best efforts…» – Si vous voulez exprimer qu’en dépit de vos efforts, quelque chose a échoué.

REPONDRE TARDIVEMENT

Les expressions adéquates pour s’excuser de répondre tardivement.

« Please excuse the delay in responding to…“ / „I apologize for the delayed response. » – La formule formelle d’excuses.

« Sorry for taking so long to get back to you. » – Une manière plus informelle.

EMETTRE UN RAPPEL DE PAIEMENT

En affaires, il arrive de devoir rappeler à votre débiteur de s’acquitter de la somme qu’il vous doit. Voici comment procéder :

« Our records show…“ / „According to our records…“ / „This is a reminder that… » – Un rappel de paiement très poli et neutre.

« Please note that your payment is now overdue. » – Si les relances de paiement se multiplient, vous pouvez tout-à-fait vous permettre de durcir le ton.

REPONDRE A UNE RECLAMATION

C’est une situation à laquelle personne ne souhaiterait être confrontée : les réclamations d’un client / partenaire commercial. Donc, nous vous avons sélectionné quelques expressions pour vous aider à réagir de manière adéquate.

« Thank you for taking the time to write us. » – plutôt formel et adapté aux lettres.

« Thank you for letting us know about…“ / „Thank you for informing us about… » – Commencer par un grand merci aux clients / partenaires commerciaux pour avoir fait part d’un problème à résoudre. Les excuses à proprement parler suivront dans le corps du courrier. Voir aussi la section « s’excuser ».

POSTULER

Pour les candidatures, il existe une multitude d’accroches utiles et d’usage. Deux très bonnes sources ont déjà fait un remarquable travail de recensement, nous nous permettons de ne pas effectuer un travail redondant et de vous les indiquer ci-dessous.

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LiveCareer

Notre petit guide sur les phrases d’introduction ne visait bien sûr pas l’exhaustivité. Si vous souhaitez utiliser une formulation différente et que vous n’êtes pas sûr si celle-ci est effectivement usitée en anglais, faites simplement une recherche sur google et regardez le nombre d’occurrences dans les résultats de la recherche ainsi que la manière dont l’expression recherchée est employée. Il est particulièrement important de prêter attention au niveau de formalisme de la phrase en question et de ne pas utiliser une formulation décontractée dans une lettre très officielle Un « Merci pour votre email! Comment allez-vous? « à la Reine, (si tant est que la Reine écrive des e-mails) serait, sans conteste, déplacé.

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